東京のオフィス移転業者徹底ガイド

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総務など社内の行程

関係省庁への届出など、移転業者に委託できない、総務担当者が行わなくてはならない業務を解説しています。

オフィス移転「その日」までに総務部門が行うべき業務は?

会社の所在地の変更に伴い、移転業者への代行依頼とは別に、自社の総務部門で行わなければならない業務も幅広く発生します。

大きいところでは、法務局や税務署、社会保険事務所、労働基準監督署などの関係省庁に行う届出があります。その他にも、自社の総務部門が行うべき業務は多岐に渡りますので、主なものを見ていきましょう。

自社社員への対応

まず、オフィス移転に伴い始業・終業・昼食時間などの勤務態様が変更される場合は、その旨をなるべく早く通知しなければなりません。

また通勤定期券や回数券の切り替えや、旧オフィスの鍵やセキュリティカードの返却時期・方法などを取り決め、告知する必要もあります。移転1ヶ月前までに行うのが目安です。

  • 勤務態様変更の告知
  • 通勤定期・回数券の切り替え
  • 旧オフィスの鍵やセキュリティカードを社員から回収する

取引会社、株主、顧客などへの告知

銀行や取引先企業、株主、一部の優良顧客などに対しては、正式な挨拶状に先がけて、事前に移転の旨を通知しておいた方が望ましいでしょう。その後、移転日前日にあらためて、正式な挨拶状を送付するのがベストです。また一般の顧客に対しても、顧客リストに基づき案内状の送付を行います。

文面作成、デザイン、印刷、納品、宛名書きなどの作業から逆算し、移転の2ヶ月前を目安に着手するのが望ましいでしょう。もちろんそれ以前に、送付先のリストアップと必要枚数を算出しておくべきです。

  • 銀行・取引先企業・株主・有料顧客への事前挨拶
  • 移転挨拶状の準備・送付

各種印刷物、印鑑の手配・作成

ゴム印や社判、名刺、封筒、レターヘッド、会社案内、商品カタログ、WEBサイトなどの変更方針を検討します。印刷し直すもの、住所変更シールで対応するものを割り出して手配・作成します。移転の3週間前までには完了しておくのが目安です。

  • 住所の記載された営業資料等のチェック
  • 変更の対応

リース会社への連絡

コピーやFAX、パソコン、OA機器、家具什器、給茶機などをリース会社から供給されている場合は、移転の旨と、新オフィスでのリース契約継続か否かを連絡します。
告知する時期はリース会社との契約内容によりますが、なるべく早めにしておくほうが無難です。

  • リースの備品と自社所有の備品を区別してチェック
  • 各リース会社に連絡し対応を決める

その他、利用しているサービス関係会社の対応

文房具や雑貨の購入元や、新聞、弁当配達会社、利用している旅行代理店やホテルなどへの告知は、移転の1ヶ月前までに済ませておくべきです。
契約によっては解約告知の期限が設けられている場合もありますので、移転が決まった時点で確認しておくのが無難です。

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