東京のオフィス移転業者徹底ガイド

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機密文書の廃棄について

会社の信用を守るための、オフィス移転にともなう機密文書や機密データの正しい廃棄方法と注意点についてご説明します。

信用を守って正しく廃棄! 機密文書・機密データの正しい処分方法とは

オフィスには大量の社外秘情報があるので、持ち運ぶ場合にも廃棄する場合にも厳密な注意が必要です。

まず、顧客データなどの人情報を識別できる機密書類記録メディアの扱いや破棄については、2005年4月に施工された「個人情報保護法」により定められた、適正な管理・処理が求められます。
もちろん、ライバル企業などには知られてはならない社外秘情報も、漏洩のないよう厳しく扱わなければなりません。

オフィス移転時に、それらの機密書類やデータを破棄しなければならなくなった場合、理想的なのは、自社の社員が責任を持って処理することです。しかし現実には、すべての処分を自社社員が行うのは難しいものです。

例えば、膨大な機密書類をシュレッダーで断裁する、あるいは破棄するパソコンすべてを一台ずつ分解しハードディスクを破壊する、といった、手間と時間を取る作業、普段の業務の間を縫って行うことは、ほぼ不可能です。

そこで賢く利用したいのが、オフィス移転業者の提供する、機密文書やメディアの回収・処分サービスです。ただし、信頼できる対応を行なっている業者を見極めることが重要です。

安心して機密処理を依頼できる業者とは?

まず確認する必要があるのが、機密書類やデータ類を破棄する場合の処理方法や体制を明示しているかどうかです。「産業廃棄物収集運搬業」の許可や保険の加入についても、業者のWEBサイト等で確認しましょう。

機密書類の処理については、処理施設を自前で保有している業者もあれば、外注の処理業者に委託し、その作業を確認・監督している業者もあります。

ハードディスク等の電子メディアに記録された機密データの場合も、自前でデータ消去や粉砕の設備を備えている業者か、粉砕作業を確認・監督しているか、確認が必要です。

さらに信頼性を求めるならば、書類の溶解証明書裁断証明書、データディスクの破砕証明書消去証明書を発行してくれる業者であるかどうかも確認する必要があります。

また、通常業務の中での機密書類処理と違い、オフィス移転中に複数の業者がオフィスに出入りをすると、混乱が起きやすくなり、機密書類・データの扱いに目が行き届かなくなる恐れもあります。そのため、できれば機密廃棄の業者を別に頼むよりも、機密廃棄のできるオフィス移転業者を選ぶことをおすすめします。

信頼に足る対応や体制を整え、証明書の発行などに対応している業者を選び、賢く利用するのが合理的です。

オフィス移転をスムーズに終わらせるポイントは信頼できる業者を選ぶことです。
適切な料金プラン・スタッフの対応力・企業としての信頼性でオフィス移転業者を比較しました。

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